Proposta de Segurança, Transparência e Rastreabilidade nas Cobranças de Serviços Médicos

Esta proposta tem como objetivo estabelecer mecanismos de segurança, transparência e controle interno para cobranças realizadas por clínicas, consultórios e demais estabelecimentos de saúde, especialmente quando os pagamentos são divididos entre diferentes CNPJs.

Embora a participação de várias pessoas jurídicas em um atendimento médico possa decorrer de estruturas comerciais legítimas, a ausência de controles verificáveis pode expor pacientes a fraudes, desvios financeiros e cobranças indevidas, além de comprometer a segurança financeira e a reputação dos próprios estabelecimentos.

O problema central está na possibilidade de o consumidor depender exclusivamente das informações fornecidas por um funcionário para determinar quem está autorizado a receber seu dinheiro.

Mesmo que o estabelecimento seja legítimo, um funcionário mal-intencionado, inclusive recém-contratado, poderia informar um CNPJ diferente daquele efetivamente autorizado, alegando que se trata de uma associação médica, empresa de honorários ou prestador vinculado à clínica.

O consumidor, sem acesso a mecanismos independentes de confirmação, pode realizar o pagamento acreditando estar cumprindo corretamente suas obrigações.

Por esse motivo, propõe-se que a segurança da cobrança seja incorporada aos procedimentos institucionais, em vez de depender exclusivamente da capacidade individual do paciente de identificar possíveis irregularidades.

2. Problemas identificados

2.1. Vulnerabilidade a fraudes internas

Quando um funcionário pode informar livremente os dados de pagamento sem que exista um mecanismo independente de validação, abre-se uma oportunidade para o direcionamento de recursos a empresas sem vínculo legítimo com o atendimento.

A existência de uma clínica reconhecida não garante, por si só, que todos os beneficiários indicados por seus funcionários estejam autorizados a receber pagamentos.

2.2. Engenharia social contra consumidores

A confiança depositada na instituição pode ser utilizada para conferir credibilidade a uma cobrança indevida.

Um funcionário poderia alegar que determinado CNPJ pertence a uma associação médica, apresentar uma chave Pix e, diante de questionamentos, fornecer um contato supostamente pertencente à supervisão.

Se o consumidor não tiver um meio independente de verificar essas informações, até mesmo uma confirmação aparentemente institucional poderá ser insuficiente.

2.3. Insuficiência da identificação isolada dos CNPJs

A consulta pública de um CNPJ permite identificar informações cadastrais da empresa, mas não comprova que ela está autorizada a receber os valores de uma consulta específica.

Da mesma forma, uma placa no estabelecimento, uma lista no site ou a existência de máquinas de cartão não garantem, isoladamente, que o pagamento solicitado corresponde a um beneficiário autorizado.

Essas medidas precisam ser combinadas com controles de autorização e verificação.

2.4. Falta de transparência sobre a divisão dos valores

O consumidor pode não compreender por que precisa realizar pagamentos separados, quais serviços correspondem a cada parcela, quem é responsável por cada serviço e quais documentos comprovarão as despesas.

A ausência dessas informações dificulta a conferência da cobrança e a identificação de possíveis irregularidades.

2.5. Possíveis irregularidades tributárias

A divisão dos recebimentos entre diferentes empresas pode ser legítima. Entretanto, caso seja utilizada para ocultar receitas, simular operações ou reduzir indevidamente tributos, poderá haver infrações tributárias.

Por isso, a estrutura de recebimentos deve permitir a rastreabilidade das operações e a verificação de sua correspondência com os serviços efetivamente prestados, os contratos e os documentos fiscais.

A existência de múltiplos CNPJs, isoladamente, não deve ser considerada prova de sonegação.

3. Medidas propostas

3.1. Cadastro institucional de beneficiários autorizados

Os estabelecimentos que realizarem cobranças destinadas a múltiplas pessoas jurídicas deverão manter um cadastro atualizado dos beneficiários autorizados a receber valores relacionados aos seus atendimentos.

O cadastro deverá conter, conforme aplicável:

• Razão social e CNPJ.
• Identificação dos serviços ou das parcelas correspondentes.
• Relação contratual ou comercial que justifique o recebimento.
• Dados dos meios de pagamento autorizados.
• Registro das inclusões, alterações e respectivas autorizações.

A inclusão ou alteração de beneficiários deverá obedecer a um procedimento formal, com registros auditáveis e controles compatíveis com o porte e a complexidade do estabelecimento.

Nenhum funcionário deverá poder modificar unilateralmente os destinatários de pagamentos sem autorização adequada.

3.2. Demonstrativo único e discriminado da cobrança

Antes do pagamento, o consumidor deverá receber um documento que informe:

• O valor total cobrado.
• A discriminação das parcelas.
• A razão social e o CNPJ de cada beneficiário.
• O serviço ou a finalidade correspondente a cada parcela.
• A identificação do profissional ou prestador responsável, conforme aplicável.
• Os documentos fiscais ou comprovantes que serão fornecidos.

O demonstrativo deverá permitir que o consumidor compreenda a composição do preço e identifique os destinatários antes de efetuar qualquer transferência.

3.3. Divulgação dos CNPJs nos canais oficiais

Os estabelecimentos deverão disponibilizar informações atualizadas sobre as pessoas jurídicas autorizadas a receber pagamentos relacionados aos seus serviços.

A divulgação deverá ocorrer em canais institucionais adequados, como o site oficial e, quando aplicável, a área de atendimento presencial.

No atendimento físico, recomenda-se a utilização de sinalização visível contendo os dados dos beneficiários autorizados.

A divulgação deverá ser acompanhada de informações que expliquem a finalidade de cada beneficiário, pois a simples publicação de uma lista de CNPJs não impede que um funcionário indique uma empresa diferente.

3.4. Verificação independente da cobrança

O consumidor deverá dispor de um canal institucional confiável para confirmar se os destinatários informados estão efetivamente autorizados a receber os valores.

Poderão ser utilizados portais oficiais, sistemas eletrônicos de cobrança, telefones institucionais divulgados previamente ou outros mecanismos seguros.

A confirmação não deverá depender exclusivamente do funcionário que solicitou o pagamento, de um número pessoal fornecido por ele ou de uma pessoa cuja identidade e função não possam ser verificadas de forma independente.

Quando possível, recomenda-se a utilização de um documento eletrônico ou identificador de cobrança que permita conferir os beneficiários autorizados.

3.5. Conferência dos meios de pagamento

Os dados apresentados pelo aplicativo bancário, pela máquina de cartão ou por outro meio de pagamento deverão ser compatíveis com os dados constantes do demonstrativo oficial.

Nos pagamentos por Pix, deverão ser conferidos o nome e o CNPJ exibidos pelo banco.

Nos pagamentos por cartão, deverá ser possível identificar a pessoa jurídica ou o estabelecimento responsável por receber a transação.

O uso de múltiplas máquinas, contas ou chaves Pix deverá ser compatível com o cadastro institucional de beneficiários autorizados.

A conferência não deverá se limitar à quantidade de máquinas disponíveis, mas considerar a identidade efetiva dos destinatários.

3.6. Pagamento centralizado, quando viável

Sempre que técnica, contratual e contabilmente adequado, deverá ser incentivada a possibilidade de o consumidor realizar um único pagamento por meio de um sistema centralizado e rastreável, com posterior distribuição dos valores aos prestadores.

Quando a cobrança centralizada não for viável ou não corresponder à estrutura legítima da prestação dos serviços, deverão ser aplicados mecanismos equivalentes de transparência, autorização e verificação independente.

A proposta não pretende obrigar todas as clínicas a adotar um único modelo comercial, mas impedir que a divisão dos pagamentos crie vulnerabilidades desnecessárias.

3.7. Separação de responsabilidades e auditoria

Recomenda-se que as etapas de cadastramento de beneficiários, autorização de alterações e conferência das cobranças sejam submetidas a controles internos proporcionais ao risco.

As alterações deverão deixar registros que permitam identificar quando ocorreram e quem as autorizou.

Os estabelecimentos deverão manter procedimentos para investigar divergências entre os destinatários cadastrados e aqueles efetivamente utilizados nas cobranças.

Essas medidas deverão ser proporcionais ao porte da instituição, evitando custos desnecessários para pequenos consultórios sem comprometer a segurança dos pacientes.

3.8. Procedimento para dúvidas e suspeitas

O consumidor deverá poder solicitar esclarecimentos antes do pagamento, sem que seu pedido de verificação seja automaticamente interpretado como recusa de pagamento.

Quando houver dúvida sobre a legitimidade de um destinatário, o estabelecimento deverá disponibilizar um procedimento para verificar a cobrança e corrigir eventuais inconsistências.

Recomenda-se que o paciente não seja pressionado a realizar uma transferência cuja legitimidade ainda não conseguiu confirmar.

As regras de cancelamento, reagendamento e cobrança deverão respeitar a legislação aplicável e não poderão substituir a obrigação de esclarecer informações relevantes sobre o pagamento.

3.9. Rastreabilidade financeira e fiscal

Os estabelecimentos deverão manter registros que permitam relacionar as cobranças emitidas, os beneficiários autorizados, os valores recebidos e os documentos correspondentes aos serviços prestados.

Recomenda-se que os órgãos competentes avaliem mecanismos para identificar situações em que os recebimentos não correspondam aos serviços declarados ou em que existam indícios de omissão de receitas e outras irregularidades tributárias.

A apuração deverá considerar a realidade das operações, os contratos e o tratamento tributário aplicável, sem presumir irregularidade apenas pela existência de várias empresas.

4. Responsabilidade institucional

A instituição que organiza o atendimento e apresenta uma cobrança dividida deve adotar controles compatíveis com os riscos dessa operação.

A segurança não pode depender exclusivamente da confiança depositada em um funcionário ou da capacidade do paciente de investigar empresas antes de pagar.

O objetivo é estabelecer um ambiente no qual o consumidor consiga verificar a legitimidade da cobrança e no qual o próprio estabelecimento tenha condições de prevenir, identificar e investigar desvios.

A aplicação das medidas deverá observar as responsabilidades previstas na legislação, sem presumir automaticamente a responsabilidade jurídica do estabelecimento por qualquer conduta individual.

5. Benefícios esperados

A implementação das medidas poderá proporcionar:

• Maior segurança para pacientes e familiares.
• Redução de oportunidades de fraude e desvio de pagamentos.
• Maior controle sobre funcionários e beneficiários autorizados.
• Proteção da reputação e do patrimônio dos estabelecimentos.
• Maior transparência na composição dos preços.
• Melhor rastreabilidade dos recebimentos e dos documentos fiscais.
• Facilidade para apurar irregularidades.
• Menor dependência da capacidade individual do consumidor de detectar fraudes.
• Preservação de modelos comerciais legítimos de remuneração médica.

6. Solicitações aos órgãos competentes

Solicita-se que os órgãos competentes avaliem:

1. A criação de diretrizes ou normas de transparência para cobranças médicas destinadas a múltiplos beneficiários.
2. A adoção de requisitos mínimos de identificação, autorização e verificação independente dos destinatários.
3. A elaboração de boas práticas de segurança contra fraudes internas e engenharia social no atendimento ao consumidor.
4. A definição de procedimentos de registro e rastreabilidade compatíveis com o porte dos estabelecimentos.
5. A cooperação entre órgãos de defesa do consumidor, conselhos profissionais e autoridades fiscais, dentro de suas respectivas competências.

Recomenda-se que a implementação seja acompanhada de orientações práticas para clínicas, consultórios e pacientes, com exigências proporcionais ao risco e à complexidade de cada operação.

7. Princípio fundamental

A legitimidade de uma cobrança não deve depender exclusivamente da palavra do funcionário que a apresenta. O consumidor precisa dispor de meios independentes para verificar quem está autorizado a receber seu dinheiro e por qual motivo, enquanto o estabelecimento deve manter controles capazes de impedir que seus procedimentos sejam utilizados para desviar pagamentos.

A transparência deve identificar os beneficiários, a segurança deve controlar sua autorização, a rastreabilidade deve permitir a investigação das operações e a fiscalização deve apurar eventuais irregularidades.

O propósito é fazer com que a segurança integre o próprio processo de cobrança, protegendo simultaneamente os pacientes, os profissionais de saúde e os estabelecimentos legítimos.