Sekilas, penamaan file design mungkin terlihat sepele, tetapi dalam prakteknya menjadi salah satu bagian penting dalam manajemen kerja. Dengan sistem penamaan atau naming file yang konsisten, proses pengarsipan file menjadi rapi untuk jangka panjang.
Sementara untuk jangka pendek, bisa mempercepat identifikasi dan pencarian file jika dibutuhkan secara mendadak. Manajemen file yang baik membantu tidak hanya bagi desainer, tetapi juga bagi partner kerja yang mungkin saat itu dan nanti perlu mengakses file kerja tersebut.
Soal penamaan file, saya pernah mengerjakan sebuah proyek desain dengan nama file cukup panjang, yaitu buku puisi Yang Tidak Mereka Bicarakan Ketika Mereka Berbicara tentang Cinta, tiba-tiba mendapatkan problem. Ketika melakukan beberapa revisi pada draft desain awal, tiba-tiba muncul peringatan bahwa file tidak bisa dipindahkan. Bahkan tidak dapat dibuka.
Awalnya saya tidak menyadari bahwa masalah tersebut disebabkan oleh penamaan file. Setelah mencoba berbagai solusi, akhirnya saya menemukan bahwa nama file yang terlalu panjang menjadi penyebab utama. Untuk mengatasinya, saya kemudian mengubah penamaan file design dari "Yang Tidak Mereka Bicarakan Ketika Mereka Berbicara tentang Cinta_Opt 5_Rev 2" menjadi singkatan yang lebih ringkas, yaitu "YTMBKMBTC_Opt 5_Rev 2". Begitu juga dengan file draft lain, saya mentreatmentnya sama.
Dari kasus tersebut, ingatan saya terlempar ketika bekerja sama dengan sebuah vendor printing. Dimana mereka menyimpan dan memformat penamaan file cetak dengan rapi. Membuat kode-kode tertentu agar file mudah dicari dan di proses cetak dengan menggunakan bahan, mesin, dan teknik tertentu. Ketika saya akan mencetak file yang pernah saya cetak di bulan sebelumnya untuk melengkapi project yang sedang berjalan, mereka dengan mudah bisa mengaksesnya kembali dan file tetap sama.
Ngomong-ngomong soal naming file/penamaan file sebuah project desain komunikasi visual, ada beberapa tips yang saya kumpulkan dan saya sesuaikan dengan kebutuhan saya. Cara ini sudah saya gunakan untuk mendevelop beberapa project yang saya kerjakan:
1) Jika nama project panjang, gunakan singkatan atau ambil dua atau tiga kata pada nama project.
2) Jika dalam sebuah project design ada pembuatan opsi desain, tambahkan keterangan opsi tersebut. Saya biasa menggunakan keterangan Opt 1, Opt 2, dst.
3) Untuk proses revisi gunakan keterangan Rev 1, Rev 2, dst, atau R01, R02, dst.
4) Proses revisi juga bisa menggunakan keterangan Draft 1, Draft 2, dst, sampai Draft Final atau bisa disingkat D01, D02, dst, sampai DF.
5) Jika ingin menyertakan keterangan waktu untuk pengerjaan revisi, bisa juga menggunakan keterangan tanggal pengerjaan, misal: YTMBKMBTC_011025 (formatnya: Nama Project_Tanggal Bulan Tahun)
6) Ada juga treatment mencantumkan nama klien pada penamaan file.
7) Setelah penamaan file rapi, jangan lupa penamaan folder file juga harus rapi. Bisa di treatment sama dengan penamaan file atau cukup menggunakan nama project dan keterangan waktu, bisa tanggal, bulan, dan tahun atau cukup nama project, bulan, dan tahun.
Jika project sudah final, jangan lupa menambah keterangan file dengan Final File atau Final Approval atau juga bisa Final Artwork; bisa disingkat FF dan FA.
Setiap desainer tentu punya caranya sendiri, yang terpenting adalah konsistensi dan kemudahan dalam memahami format yang dibuat. Tidak membuat bingung diri sendiri dan partner kerja. Hal ini mungkin terlihat sepele, tapi hal ini tidak hanya menjaga efisiensi kerja, tapi juga menunjukkan profesionalitas dalam setiap detail kecil dalam mengerjakan sebuah project desain.